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AI 번역·요약 도구 비용은 전액 경비가 아니다.
사용량 기반으로 업무용 비율을 계산해야 하며, 2025년 기준 합법적 비용 배분 방법을 정리해 본다.
AI 번역·요약 도구가 필수 업무 도구가 된 시대, 이제 세법은 ‘사용량 기반 비용 배분’을 요구한다
2025년 현재, 크리에이터·프리랜서·해외 고객과 일하는 디지털 노동자는 AI 번역·요약 도구를 거의 필수로 사용한다.
대표적인 도구들은 다음과 같다.
- ChatGPT·Claude·Gemini 맥스 플랜
- DeepL Pro
- Notion AI
- GPT 기반 번역/요약 API
- 파이프라인 자동 번역/요약 SaaS
- 워크플로우 자동화 기반 요약 엔진
그러나 문제는 AI 도구 사용료가 정기 구독형 또는 사용량 기반 요금(토큰/문자 수)으로 구성되어 있어
세법이 이를 기존 ‘소프트웨어 비용’과 다르게 판단한다는 점이다.
많은 크리에이터는 AI 도구 비용을 “그냥 월 구독료니까 전액 경비!” 라고 생각하지만,
세법은 이렇게 판단하지 않는다.
AI 도구 구독은 개인적 사용이 포함될 가능성이 높기 때문에 반드시 업무용 비율을 구분해야 한다.
특히 ChatGPT·Claude 같은 범용 AI는 업무와 사적 활동이 쉽게 섞이므로
세무조사 시 가장 먼저 확인되는 항목이다.
AI 도구는 더 이상 “전체 경비 처리 가능한 인터넷 서비스”가 아니라
업무 사용 비중을 근거로 객관적으로 배분해야 하는 비용으로 분류된다.
이 글에서는 AI 자동 번역·요약 도구 비용을 세법이 어떻게 판단하고, 업무용 비율을 어떻게 계산하며,
어떤 증빙을 남겨야 안전한지 2025년 실무 기준으로 정리한다.
세법은 왜 AI 번역·요약 도구 비용에서 ‘업무용 비율’을 강하게 요구할까?
AI 도구는 다음 세 가지 이유 때문에 세법이 ‘전액 비용 인정’을 잘 허용하지 않는 영역이다.
① 범용 서비스이기 때문
AI 번역·요약 도구는 업무·개인문서·일상 대화·학습 등 모두에 사용될 수 있다.
따라서 세법은 “업무 전용 사용”이라 주장하는 것을 쉽게 인정하지 않는다.
② 월 정액 구독이지만, 사용량 패턴은 개인적 요소가 큼
ChatGPT나 DeepL은
- 이메일 번역
- 해외 기사 읽기
- 개인 문서 요약
- 사적 메시지 번역 등 개인 용도가 섞일 가능성이 매우 크다.
③ 사용량 기반 API는 업무·개인 요청이 모두 동일하게 기록됨
예:
- 번역 100,000자 중 40,000자 개인용
- 요약 요청 중 일부는 비업무용
- 학습 목적 또는 연구 목적 요청
세법은 이러한 구조를 돼지저금통처럼 “한 덩어리 비용”으로 보지 않고 사용 목적별로 나누어야 한다고 본다.
AI 번역·요약 도구 비용의 경비 인정 기준 — 4단계 원칙
세법은 AI 도구 비용을 다음 4단계 기준으로 판단한다.
① 업무 관련성이 명확한가?
번역·요약 결과물이 직접 수익 활동에 사용되었는가?
예:
- 해외 고객 계약서 번역
- 외국 논문 조사 후 교육 콘텐츠 제작
- 해외 유튜브 스크립트 번역
- 글로벌 클라이언트 커뮤니케이션
이런 경우 업무용 100% 인정 가능.
② AI 도구 없이 업무 수행이 불가능했는가?
업무 수행 필요성이 높을수록 인정 비율이 커진다.
③ 개인 용도와 혼재했는가?
개인적 번역·요약 사용이 발견되면 비용 배분 필요.
④ 증빙이 존재하는가?
증빙이 있으면 업무용 비율을 직접 산출 가능하다.
필수 증빙 3종
- 사용 로그(export 가능)
- 번역 내용 일부 샘플
- 업무 문서와의 연관성 기록
AI 번역·요약 도구의 업무용 비율을 계산하는 3가지 실전 방식
세법은 “업무용 비율”을 정해진 공식으로 정하지 않는다. 대신 객관적·합리적 기준을 요구한다.
실무에서는 아래 3가지 방식이 가장 안전하다.
① 방식 1 — 사용량 기반 계산법(문자 수·토큰 수 기준)
API 기반 도구에 가장 정확한 방식.
예:
- 월 번역량 총 80,000자
- 업무 문서 50,000자
- 개인 문서 30,000자
업무 비율 = 50,000 ÷ 80,000 = 62.5%
사용료 30,000원 × 62.5% = 18,750원 비용 처리
가장 객관적이며 세무조사 대응력이 높다.
② 방식 2 — 업무 시간 비율 방식
업무용과 개인용 사용시간을 기준으로 계산하는 방식.
예:
- 주간 10시간 번역 작업
- 개인용 번역 2시간
업무 비율 = 10 ÷ (10+2) = 83.3%
정확한 시간 기록이 가능할 경우 매우 합리적이다.
③ 방식 3 — 업무 문서 대비 개인 문서 비율
ChatGPT·DeepL 등 문서 기반 번역에서 사용.
예:
- 프로젝트 번역 파일 14개
- 개인 번역 파일 5개
업무 비율 = 14 ÷ (14+5) = 73.6%
문서 단위로 정리하기 쉬운 장점이 있다.
AI 번역·요약 도구의 비용 처리 방식 — 경비 계정 선택 기준
AI 번역·요약 비용은 다음 계정으로 처리한다.
① “도서인쇄비·자료비”
학습자료 번역·자료조사 목적이면 이 계정이 적합.
② “외주용역비”
API 번역 사용이 외주 번역 대체 역할을 할 경우.
③ “소프트웨어 사용료”
DeepL Pro·ChatGPT Plus처럼 구독형 서비스일 때 적합.
④ “교육훈련비”
번역·요약을 통해 학습 또는 연구를 진행한 경우.
업무 목적에 따라 계정을 정확하게 선택해야 세무조사 시 문제를 피할 수 있다.
AI 번역 도구 비용이 ‘전액 경비 인정’되는 상황 5가지
세법은 예외적으로 다음 상황에서는 업무용 100% 인정한다.
1) 해외 고객과 지속적으로 일하는 경우
번역·요약은 필수 업무다.
2) 콘텐츠 제작이 외국어 기반일 경우
해외 블로그, 외국 논문 기반 콘텐츠, 글로벌 마케팅 등.
3) 해외 커뮤니케이션 전용 계정에서만 사용
업무 계정을 분리하면 100% 인정 가능성이 매우 높다.
4) 자료 조사·연구가 핵심 업무인 창작자
교육, 리포트, 연구 기반 채널은 번역이 주요 업무요소.
5) API 로그에서 업무문서 비중이 90% 이상
정량 증빙이 명확하면 세무서가 인정한다.
세무서가 비용을 인정하지 않는 대표적 사례 6가지
다음 사례는 ‘비용 부인’ 확률이 매우 높다.
1) ChatGPT를 개인 공부·취미 글쓰기용으로 사용
업무 관련성이 없다면 전액 부인 가능.
2) DeepL Pro를 계정 하나로 가족이 함께 사용
개인 사용 비율이 높아 경비 인정 어려움.
3) 사용 로그 없음
증빙 없으면 업무 비율 산정 자체가 불가.
4) 번역문서가 업무와 관련 없는 콘텐츠
뉴스, 여행정보, 미드 자막 번역 등.
5) 연간 사용료 대비 매출이 적어 ‘필요성’ 부족
세법은 비용과 매출의 관계성을 본다.
6) 자동 번역이 아닌 일반 AI 챗봇 기능 위주 사용
번역 목적이 아닌 경우 업무 경비 인정 거부.
실무에서 가장 안전한 AI 도구 경비 처리 방법 — “계정 분리 + 로그 기록 + 샘플 보관”
AI 번역·요약 도구는 다른 비용보다 업무/개인 혼재 리스크가 큰 영역이므로 아래 세 가지를 지키면 거의 분쟁이 없다.
1) 업무 전용 계정과 개인 계정 분리
가장 강력한 방어 전략 → 업무용 100% 인정 가능
2) 사용 로그 주기적 백업
API·앱 모두 다운로드 가능.
3) 번역 결과물 일부를 업무문서와 매칭 기록
한 문장만 남겨도 세법상 충분한 증빙 역할.
결론 — AI 번역·요약 비용은 “회사가 아니라 사용자가 증명해야 하는 비용”이다
AI 도구 구독료는 인터넷 요금처럼 자동으로 업무 경비가 되는 비용이 아니다.
왜냐하면 AI 도구는 업무용과 개인용이 너무 쉽게 섞이기 때문이다.
세법의 최종 결론은 매우 명확하다.
AI 번역·요약 도구의 비용은 사용자가 ‘업무용 비율’을 객관적 기준으로 증명할 때만
비용으로 인정된다.
즉, AI 도구는 ‘업무용 증빙 기반 비용’이며 전액 경비 처리는 위험하다.
하지만
- 로그 기록
- 업무문서 매칭
- 계정 분리
- 사용량 기반 비율 계산을 갖추면, AI 도구 비용은 안정적으로 비용 인정이 가능하다.
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